App nélkül, folyamattal: hogyan digitalizált egy 50 fős cég 8 hét alatt?
Egy 50 fős, gyártással és kereskedelemmel foglalkozó hazai cég vezetése úgy döntött: digitalizálják a rendelés-nyilvántartási és raktárkezelési folyamataikat, amelyek addig papíron és Excel-táblákban éltek. Nem egyedi szoftverfejlesztésbe vágtak bele – 8 hét alatt, meglévő eszközök okos összekapcsolásával és a folyamat radikális egyszerűsítésével érték el a teljes átállást.
A kihívás: 15 lépéses jóváhagyási folyamat, papíron
A cégnél egy rendelés a beérkezéstől a raktári kiszedésig 15 különálló lépésen ment keresztül, ebből 9-et papíron vagy külön Excel-fájlban vezettek. A vezetőség első ötlete egy egyedi fejlesztésű rendelés-kezelő app volt – ez azonban hónapokig tartó, drága fejlesztést jelentett volna, bizonytalan megtérüléssel.
Mielőtt bármilyen fejlesztés elindult volna, egy 1 hetes folyamat-auditot végeztünk: végigkövettük, mely lépések valóban szükségesek, és melyek csak azért léteznek, mert "mindig is így csinálták". Kiderült, hogy a 15 lépésből 6 egyszerűen elhagyható vagy összevonható volt.
A megoldás: meglévő eszközök, újratervezett folyamat
- Folyamat-egyszerűsítés app előtt. A 15 lépéses folyamatot 9 lépésre csökkentettük, mielőtt bármilyen digitális eszközt bevezettünk volna.
- Meglévő, olcsó eszközök összekapcsolása egyedi fejlesztés helyett – egy táblázatkezelő és egy egyszerű workflow-eszköz kombinációja kiváltotta a tervezett egyedi appot.
- A dolgozók bevonása a tervezésbe – ők jelölték ki, mely lépéseket érzik feleslegesnek, ami kritikus volt az elfogadottsághoz.
- Fokozatos bevezetés, egy-egy raktári területen tesztelve, mielőtt az egész üzemre kiterjesztették volna.
Azt hittük, egy appra van szükségünk. Valójában arra volt szükségünk, hogy megkérdőjelezzük, miért csinálunk 15 lépést ott, ahol elég lenne 9.
Tanulságok
- Digitalizáció előtt mindig kérdőjelezd meg a meglévő folyamat minden lépését – ne csak "átemeld" digitálisra.
- Nem minden digitalizációhoz kell egyedi szoftverfejlesztés – meglévő eszközök okos összekapcsolása gyakran gyorsabb és olcsóbb.
- A dolgozók bevonása a tervezésbe nem csak gyorsítja az elfogadást, hanem jobb megoldásokhoz is vezet.
